「AIで業務を自動化したい。でも、何から手をつければいいのか分からない」——中小企業の経営者から、いちばん多くいただく相談です。
結論から言うと、最初にやることはツール選びではありません。この記事では、AIに詳しい担当者がいない会社でも進められる、業務自動化の最初の5ステップを順番に解説します。
最初の一歩は、AIの勉強でもツールの比較でもなく、自社の業務の棚卸しです。1週間でいいので、「誰が・何に・どれくらい時間を使っているか」をざっくり書き出してみてください。
このとき大事なのは、正確さより網羅性です。日報の転記、売上の集計、請求書の作成、問い合わせへの定型返信——「またこれか」と感じる仕事ほど、自動化の候補になります。
この3つに当てはまる業務が、最初にAIへ渡すべき仕事です。
棚卸しをすると、自動化したい業務が10個も20個も見つかります。ここでよくある失敗が、「全部まとめてやろう」とすることです。
最初は1つだけに絞ってください。選ぶ基準は「効果が大きい業務」ではなく、「小さく試せて、成功が全員に見える業務」です。最初の成功体験が社内の空気を変え、2つ目・3つ目の自動化が一気に進めやすくなります。
（以下、ステップ3〜5は本試作では省略しています）