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CASES
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売上・経費の月次集計に毎月3営業日。複数の販売システムと銀行明細から手作業で転記しており、締めのたびに経理担当が残業。数字の確定が遅く、経営判断も後ろ倒しになっていました。
業務棚卸しで転記作業を分解し、各システムからのデータ取り込みと突合を自動化。集計結果は毎朝、経営者と経理にレポートとして自動送信。まず売上集計1本で小さく試してから経費に広げました。
月次集計が3営業日から半日に短縮。経理担当の残業がほぼゼロになり、月次の数字が翌営業日に見える体制になりました。空いた時間は資金繰りの分析に充てられています。
在庫確認や納期の問い合わせがメール・電話・FAXに散らばり、担当者2名が一日中対応に追われていました。返信が翌日になることも多く、機会損失が発生していました。
問い合わせを種類別に棚卸しし、頻出の8割（在庫・納期・価格）をAIが一次回答する仕組みを構築。判断が必要なものだけ担当者に回る導線にし、回答文面は担当者と一緒に磨きました。
よくある問い合わせの8割が即日返信できる体制に。担当者の対応時間は半分以下になり、営業フォローに時間を回せるようになりました。月次レビューで回答精度も継続改善中です。
現場ごとの日報と月次の安全報告書の作成に、現場監督が毎日1時間以上を費やしていました。書式が現場ごとにバラバラで、事務所側の取りまとめにも時間がかかっていました。
スマホから音声と写真で報告すると、AIが日報の書式に整えて下書きする仕組みを導入。監督は確認と修正だけで提出できる形にし、月次報告書は日報から自動で集約する設計にしました。
日報作成が1時間から10分程度に短縮。提出率が上がり、事務所側の取りまとめ作業も不要になりました。若手監督の残業削減にもつながっています。